項目彙報(bào)內(nèi)容

項目經理(lǐ)對(duì)項目管理(lǐ)的σ♥(de)過程中免不(bù)了(le)要(yào)向上(shànλπ€Ωg)彙報(bào)，和(hé)老(lǎo)闆、其他(tā)部門(mén)‍♥α負責人(rén)、區(qū)域負責人(rén)等彙報(bào)項目<®Ω的(de)進度；一(yī)來(lái)可(kě)以讓老(lǎo)闆們對(du±≠ì)項目的(de)進度更了(le)解以便于各項目之間(jiΩ∑$ān)的(de)合作(zuò)與資源調配，二來(lái)可(kě)以讓老(lǎ‌&o)闆們對(duì)項目所遇到(dào)的(de)困≈φ®難給予更多(duō)的(de)資源傾向，讓項目更γπ&β順利地(dì)進展下(xià)去(qù)。λ→÷

那(nà)麽，第一(yī)個(gè)問(wèn)題來(l"€↑€ái)了(le)：項目的(de)定期彙報€≤♥©(bào)什(shén)麽形式最好(hǎo)？

我們以前的(de)項目是(shì)以6-8個(gè)月(←∞∏yuè)為(wèi)一(yī)個(gè)項目周期，在需求調研以及分(fēn) φ$析階段就(jiù)開(kāi)始向上(shàng)彙報(bào)，前期™™ 的(de)工(gōng)作(zuò)盡量以簡單的(de)會(huì)✔σ 議(yì)口述、碰面溝通(tōng)等方式進' ♥£行(xíng)項目進度更新，而從(cónλ≤∏g)需求分(fēn)析階段開(kāi)始就(jiù≤$↔)真正地(dì)開(kāi)始進行(xíng&φ )每月(yuè)一(yī)次的(de)項目進度更新∏​☆會(huì)或項目溝通(tōng)會(huì)。

首先，每月(yuè)一(yī)次的(de)項目♦☆↑§進度更新會(huì)的(de)參與者是(shì)老(lǎo)闆以及各位部↑​門(mén)負責人(rén)、利益相(xiàng)關者的 ☆✔(de)負責人(rén)等，我們需要(yào)展示正式的γ≥(de)彙報(bào)PPT以讓參與者在會(huì)後也(yě)能(nσ∞←éng)夠查閱相(xiàng)關的(de)信息。

一(yī)般溝通(tōng)會(huì)安排1個(gè)小(xiǎo)時>φ ≠(shí)，預計(jì)彙報(bào)時(shí)間(jiān)在45分(fΩπēn)鐘(zhōng)，建議(yì)空(kōng)餘15分(fēn)∏♣®ε鐘(zhōng)作(zuò)為(wèi)答(dá)疑、₩α♣π意見(jiàn)交流的(de)時(shí)間(jiān)；因此PPT的(deΩ‍Ω)篇幅不(bù)宜過長(cháng)，預計(jì)每一(yī)張幻燈★₩片的(de)彙報(bào)時(shí)間(jiān>ε¶)為(wèi)3分(fēn)鐘(zhōng)，整個(gè)PPT的(d₩εe)幻燈片頁數(shù)建議(yì)控制(zhì)在15頁¥™§以內(nèi)。

那(nà)麽，本次要(yào)解決的(de)問(wèn)題來(lá₽& §i)了(le)：項目的(de)定期彙報(bà☆'"αo)應該怎麽寫？

一(yī)、總結項目的(de)進展，找出最重要(yào)的(de)5個(gè ★♠)事(shì)項

剛開(kāi)始做(zuò)項目的(de)時(shí)候∞ ♠，不(bù)清楚要(yào)彙報(bào)什(shén)麽，還(hái)會(h​↑uì)疑問(wèn)每天都(dōu)有(yǒu)×λ 和(hé)老(lǎo)闆溝通(tōng)項目的(d©€™e)進度，那(nà)每月(yuè)一(yī)次的(de)項目彙報(™≈bào)和(hé)每天的(de)項目彙報(b®®‍×ào)有(yǒu)什(shén)麽不(bù)→₽一(yī)樣呢(ne)？

每天的(de)項目彙報(bào)的(de)對(duì)象是(sh ∏ì)直屬老(lǎo)闆，彙報(bào)的(de)目的(de©✔)是(shì)讓他(tā)更清楚項目的(de)進度與遇到(d≈↑‍≠ào)的(de)困難以借用(yòng)他(tā)的(de)資源來(l≥✔λái)保證項目的(de)進度正常，彙報(bào)的¥✘(de)內(nèi)容則是(shì)項目的(de)每個(φ✔Ωgè)事(shì)項中的(de)組成部分(fēn)；譬如(rú)需求調研☆λ<與分(fēn)析中某售前部門(mén)的(>¥≈de)業(yè)務流程的(de)具體(tǐ)內(nèi)容、業(yè)務痛←£點、現(xiàn)狀以及資源、遇到(dào)的(de)困難、今天←"σ→的(de)進度與明(míng)天的(de)計(jì)劃。

而每個(gè)月(yuè)的(de)項₽φ¶目彙報(bào)是(shì)除了(le)直屬老(lǎo)闆以外$ε(wài)的(de)各部門(mén)負責人¶ "(rén)，他(tā)們并不(bù)清楚α← ♣也(yě)不(bù)想清楚項目的(de)每個(gè)事(shì)項>&的(de)組成部門(mén)的(de)細節；因此彙報(bào)的(λγ"de)內(nèi)容的(de)是(shì)項目進度中最重要(yào)的(<​‌de)5個(gè)事(shì)項。如(rú)果超過了(le)5個(gè≈♣✔≠)事(shì)項，那(nà)麽盡量控制(zhì)∏₩ ☆在8個(gè)事(shì)項以內(nèi)，聚焦才能(←'néng)獲得(de)最終的(de)效果。

而每月(yuè)的(de)定期項目彙報(bào)最重要(↓Ω♥yào)的(de)目的(de)是(shì)讓參會(huì)者知§≤λ(zhī)曉項目的(de)進度，并給予最大(dà)的(de)支♠↓持與配合；因此，項目進度的(de)5個(gè)重要(yào)彙報♠‍™ (bào)事(shì)項中也(yě)包括需要(yào)對(duì)方配δδ♠≠合的(de)工(gōng)作(zuò)。

譬如(rú)有(yǒu)一(yī)次項目彙報(bào)，時(shí)‍÷§♥間(jiān)是(shì)在項目上(shàng)線前一(yī)個(gè)月(±←×πyuè)，項目上(shàng)線後的(de)指标（Kπ£PI）就(jiù)是(shì)其中一(yī)個(gè)最重要(yà≠↑δo)的(de)彙報(bào)事(shì)項，是(shì)需要(y±>ào)部門(mén)負責人(rén)在溝通(tōng)會(§γΩ★huì)中對(duì)項目上(shàng)線後的(de)指标達成共識，并給出☆→₹具體(tǐ)的(de)跟進人(rén)員(yuá÷‍n)，這(zhè)是(shì)彙報(bà•‌≈÷o)的(de)重要(yào)目标之一(yī)。

那(nà)什(shén)麽是(shì)項目£"§×進度中最重要(yào)的(de)事(shì)項？跨部門(mén)的(de¶δφ±)合作(zuò)、項目計(jì)劃表中的(de)裡(lǐ)程碑、項λ 目進度中的(de)節點事(shì)項、影(yǐng)響項目進度≤€₩≠的(de)事(shì)項、突發狀況、重要(yào)突破等₹§都(dōu)是(shì)項目進度中重要(yào)"×β的(de)事(shì)項。

而這(zhè)些(xiē)事(shì)項的(de)重要(yàα•₹o)性排序要(yào)從(cóng)參會(huì)者的(de)角度去(÷↑<÷qù)考慮，譬如(rú)跨部門(mén)的(de)合作(zuò)✔λ§事(shì)項肯定就(jiù)比項目進度中的(d←∏♥e)正常節點事(shì)項更值得(de)在溝↓≥ 通(tōng)會(huì)上(shàng)彙報(bào)；因為(w  σαèi)這(zhè)不(bù)僅關系著(zΩ&±←he)雙方的(de)資源調配，還(hái)關系著(zhe)雙方的(de)♠"↕£合作(zuò)關系。

二、找出影(yǐng)響項目或者現(xiàn)狀的(de)事(shì≈£'₹)項

之前我的(de)項目中遇到(dào)一(yī)個(gè)較大(dà)的♥±(de)問(wèn)題，原本在計(jì)劃內(nè↓¶i)的(de)一(yī)個(gè)功能(né ₽ δng)沒有(yǒu)辦法在項目周期內(nèi)找到(dào)合适<εα的(de)供應商完成這(zhè)個(gè)功能(néng)，導緻σ↓★這(zhè)個(gè)功能(néng)在原本的(de)項目↑γ時(shí)間(jiān)內(nèi)無法實現(xiàn)↑¶。

我以為(wèi)這(zhè)個(gè)問(wè✘☆±δn)題會(huì)影(yǐng)響大(dà)老(lǎo↕↔•φ)闆對(duì)項目的(de)看(kàn)法，但(​ dàn)是(shì)通(tōng)過項目彙報(b∏£δào)溝通(tōng)就(jiù)輕易地(dì)化(huà)解了(le)這(z≠"hè)個(gè)危機(jī)。

我們通(tōng)過搜集信息，和(hé)行(x☆↔♠íng)業(yè)內(nèi)多(duō)個∏♦(gè)該資源提供者約談，并在費(fèi)用(yòng)和(hé)本司人(∑∏<$rén)力資源調配的(de)基礎上(shàng)進行(xíng)闡¶÷' 述無法實現(xiàn)的(de)方案，大(dà)老(lǎo)闆也(yě)理≥ ↕(lǐ)解了(le)項目出現(xiàn)' φ₽的(de)問(wèn)題并接受了(le)現(xiàn)狀。

因此，如(rú)果出現(xiàn)了(le)影(yǐn♦<&g)響項目進度或者現(xiàn)狀的(de)事(shì)項，在經過充λ↕分(fēn)的(de)資源搜集後盡快(kuài≈↕✘)确認一(yī)個(gè)方案，并盡早和(hé)大(dà)老("'lǎo)闆更新信息，尋求支持與幫助，是(shì)項目順利上(shàng)線♦λ的(de)一(yī)個(gè)保證。

三、挖掘重要(yào)利益相(xiàn×​©g)關者的(de)合作(zuò)事(shì)項進度δ"‌

項目進度報(bào)告，與會(huì)者是(shì)項目的(de)≤$利益相(xiàng)關者，他(tā)們當然更傾向于了(le)解和(×₽‍≈hé)自(zì)己部門(mén)合作(zuò)的(de)事(shì>∞)項的(de)進度和(hé)更新的(de)信息。

之前我的(de)項目彙報(bào)中就(jiù)沒有(y<¶♥₹ǒu)包括某一(yī)個(gè)和(hé)利益相(xiàng)關者溝通(t™♥↓ōng)的(de)事(shì)項，而老(lǎo)闆加上(shà♣≥ ng)去(qù)的(de)理(lǐ)由是(shì)——對 ♥(duì)方是(shì)公司非常重要(yào)的(de)資源協調部門γ₩(mén)，我們借助了(le)他(tā)們的(→α‌de)力量完成我們的(de)項目，我們應該告知(zhī)他(tā)€✘×→們老(lǎo)闆該合作(zuò)事(shì)項的(de)進度←©★與遇到(dào)的(de)問(wèn)題，給予對(duì)方老(lǎo)₹¥&闆充分(fēn)的(de)知(zhī)情權才能(nén×δ$ g)獲得(de)更好(hǎo)的(de)支持。

而這(zhè)個(gè)信息也(yě)是(shì)幫助對(duì)方部"×<門(mén)負責人(rén)對(duì)齊內(nèi)部和(hé∞ε•£)外(wài)部資源調配的(de)一(yī)個(gè)方$↔&¥式；有(yǒu)時(shí)候內(nèiσ ‌¶)部的(de)資源需求不(bù)一(yī)定就(₩₹πjiù)是(shì)實際産生(shēng)的(de)需求♠♦，當結合了(le)外(wài)部項目的(de)使用(yò≠€ng)情況綜合分(fēn)析，才能(néng)預估資源≠Ω的(de)真實情況和(hé)需求。

四、重點說(shuō)明(míng)每個(gè)事(shì↓§)項的(de)結果和(hé)未來(lái)策略

當項目經理(lǐ)找到(dào)了(le)要(yà↕♥®βo)彙報(bào)的(de)重要(yào)事(shì)項之後，≈∞₽需要(yào)彙報(bào)的(de)是(shì)每個(gè)事(shì↑  ®)項的(de)現(xiàn)階段結果、已完結的(de)結果和(h£♦é)未來(lái)的(de)應對(duì)計(jì)劃或策略。

與會(huì)者不(bù)關心這(zhè)些(xiē)事(shì)情是←•∞(shì)什(shén)麽，他(tā)們更關心這(zhè)些(xiē)事(↕•shì)項給他(tā)們帶來(lái)了(le)什(shén↕>)麽好(hǎo)處或者麻煩；而這(zhè)些(xiē)結果項目組是÷>(shì)如(rú)何應對(duì)的(de)，<δ☆未來(lái)還(hái)會(huì)出現(xiàn)這(zhè)些(xiē₹Ω←)問(wèn)題嗎(ma)，如(rú)何做(zuò)才能≈±ε(néng)避免類似問(wèn)題的(de)再次發生(shēng)等細節，才是✔€£(shì)與會(huì)者參會(huì)獲得(de)的(de)“幹貨”。

而項目經理(lǐ)也(yě)應該非常清晰與會 σ₹★(huì)者想要(yào)知(zhī)道(dào)的(de)問(wè∏∑n)題以及項目的(de)計(jì)劃，通(∏♦♥tōng)過定期的(de)彙報(bào)整理(lǐ)也(yě)是(shì)對(★±<πduì)項目每個(gè)階段的(de)梳理(lǐ)和(hé)總結。π​

五、以數(shù)據支撐論點

作(zuò)為(wèi)日(rì)理(lβ×πǐ)萬機(jī)的(de)老(lǎo)闆們，百忙中抽空(kōng)來(®"lái)參與項目溝通(tōng)會(huì)當然是(shì)想聽(☆∞&✔tīng)到(dào)一(yī)些(xiē)幹貨，>¥而這(zhè)些(xiē)幹貨除了(le)和(hé)自(zì)身(sh±λ&→ēn)息息相(xiàng)關之外(wài)，更多(duō)的(de)是(sh쥙≠÷)通(tōng)過數(shù)據支撐相(xiàng)關的ασ£(de)論點，讓部門(mén)負責人(rén)對(duδ‍ì)項目的(de)進度了(le)解得(de)更充分(fēn)。♠€¶

我之前做(zuò)過的(de)一(yī)₽§≥個(gè)客戶數(shù)字項目中彙報(bào)的(de÷≠)UAT問(wèn)題，會(huì)總結成：參與人(rén)數(sh∞βσù)*，分(fēn)别在多(duō)少(shǎo)分(fēn)會(huìγ♥∏•)場(chǎng)舉辦了(le)*場(chǎng)，已解φ ≈決問(wèn)題*條，Bug*條，建議(yì)*條；這(zhè)樣與會(h‍'uì)者就(jiù)會(huì)清楚UAT的(d≠÷Ωe)效果，以及參加UAT的(de)同事(shì)對(duì)它≠ ←的(de)态度以及付出的(de)努力和(♠'hé)得(de)到(dào)的(de)結果。

當然以上(shàng)隻是(shì)比較淺顯↔$★₩的(de)一(yī)個(gè)數(shù)據論點，如(rú)果我們能(n£§δéng)夠用(yòng)銷售相(xiàng)關的(de)數(shù ↓↑)據告知(zhī)與會(huì)者，項目帶來(lá₹‍‌•i)的(de)用(yòng)戶數(shù)‍ ₩∞據、GMV、日(rì)活等活躍數(shù)據的(de)☆×‌變化(huà)，那(nà)就(jiù)可(kě)以讓與會(huì)者對(d↕ uì)項目的(de)支持動力更充足。